Преимущества от систем электронного документооборота:
- Обеспечение эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.
- Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
- Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
- Повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, система электронного документооборота напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.
- Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.
- Обеспечение конфиденциальности информации. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного "бумажного" документооборота, система электронного документооборота обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.
- Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).
- Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
- Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
- Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
Услуги по подготовке и внедрению систем электронного документооборота состоят из:
Формализации бизнес-процессов электронного документооборота (офисного и технического)
- Анализа имеющихся моделей бизнес процессов существующего на предприятии ручного документооборота.
- Построения новых моделей бизнес процессов, с учетом применения системы электронного документооборота организации.
- Настройки системы электронного документооборота с учетом новых бизнес процессов.
- Разработки справочников, классификаторов.
- Разработки регламентирующей документации.
- Обучения персонала, проведения «пилотных» проектов.
- Корректировки регламентов по результатам проведенных «пилотных» проектов.